Dürfen die Betriebsbücher für Kältemaschinen, die die EU-Verordnung 517/2014 (fluorierte Treibhausgase) vorschreibt, auch in elektronischer Form geführt werden?

Die Antwort findet sich im Fragenkatalog zur F-Gas-Verordnung, welcher auf der Homepage des Umweltbundesamtes veröffentlicht wurde: Häufig gestellte Fragen zur neuen F-Gas-Verordnung | Umweltbundesamt .

Die folgenden zwei Fragen und Antworten stammen aus ebendiesem Fragenkatalog aus dem Abschnitt 3 „Aufzeichnungen“:

Frage 3.2: Werden elektronische Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen von den Behörden akzeptiert?

Grundsätzlich ja.

Die Art der Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen (vgl. Frage 3.1) und der Ort der Aufbewahrung sind nicht näher geregelt. Sofern nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. erkennbar sind, sind außer Papieraufzeichnungen auch elektronische Aufzeichnungen zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten möglich. Elektronische Aufzeichnungen über Dichtheitskontrollen, die auf einem zentralen Server abgelegt sind, können ebenfalls den Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht nach Artikel 6 Abs. 2 EU-F-Gase-Verordnung entsprechen, sofern der Betreiber der Anlage jederzeit auf die zentral abgelegten Daten zugreifen und diese bei Bedarf auch unmittelbar der zuständigen Vollzugsbehörde zur Einsicht zur Verfügung stellen kann.

Die Aufzeichnungen sind anlagenbezogen und müssen daher vom Betreiber im Falle einer Überprüfung durch die zuständigen Behörden vor Ort verfügbar sein. Gleiches gilt für den Service-Fall.

Aufzeichnungen sind vom Betreiber oder Kopien von den Unternehmen, die die Tätigkeiten für den Betreiber ausführen, mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen nationalen Behörde oder der Kommission auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungen.

Frage 3.3: Welche Anforderungen werden an die von Wartungsunternehmen nach Artikel 6 Abs. 2 Buchstabe b aufzubewahrenden Kopien von Aufzeichnungen gestellt?

Unternehmen, die eine Einrichtung installiert, gewartet, instandgehalten, repariert oder stillgelegt haben, bewahren gemäß Art. 6 Abs. 2 Buchstabe b) mindestens fünf Jahre lang Kopien der Aufzeichnungen nach Art. 6 Abs. 1 auf (zu den Aufzeichnungen siehe Frage 3.2).

Konkrete Vorgaben zu diesen Kopien gibt es weder von der Europäischen Kommission noch von nationalen Behörden. Das Umweltbundesamt sieht es als ausreichend an, wenn der Inhalt der Aufzeichnungen identisch mit den Aufzeichnungen beim Betreiber ist. An die Kopien werden die gleichen Anforderungen gestellt wie in Frage 3.2 beschrieben. Grundsätzlich müssen Wartungsunternehmen nur Kopien von Aufzeichnungen