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KomNet-Wissensdatenbank

Wie lange sind die EG-Konformitätserklärung und die zugehörigen Unterlagen aufzubewahren? Wie ist vorzugehen, wenn diese Unterlagen nur noch vereinzelt vorhanden sind?

KomNet Dialog 42367

Stand: 26.07.2018

Kategorie: Sichere Produkte > Inverkehrbringen und Kennzeichnung > Konformitätserklärung, Einbauerklärung

Dialog
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Frage:

In Anhang II der Maschinenrichtlinien heißt es, dass das Original der EG-Konformitätserklärung für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Frage 1) Bezieht sich das nur auf die Konformitätserklärung oder auf alle hierfür notwendigen Unterlagen, wie zum Beispiel die Betriebsanleitung? Frage 2) Wie lange nach Inbetriebnahme müssen Betriebsanleitungen, Risikoanalyse usw. aufbewahrt werden? Frage 3) Wir betreiben eine Anlage, die vor 15 Jahre in Betrieb genommen wurde und die ein CE-Zeichen trägt. Die Unterlagen für das Konformitätsbewertungsverfahren liegen aber nur noch vereinzelt vor bzw. sind unauffindbar abgeheftet. Wie ist hierbei umzugehen?

Antwort:

Mit der CE-Kennzeichnung erklärt der Hersteller, dass er bzw. sein Produkt alle zum Zeitpunkt des erstmaligen Inverkehrbringens für das Produkt in Europa geltenden Anforderungen aus den zutreffenden Richtlinien erfüllt. Das heißt, der spätere Betreiber ist hier (noch) nicht gefordert. Ersatzweise kann diese Aufgabe dem späteren Betreiber zufallen, wenn er die Maschine außerhalb der EU einkauft und importiert.


Eine Nachzertifizierung (z. B. 10 Jahre später durch den Betreiber, wie so oft üblich) gibt das gesamte Regelwerk der CE-Kennzeichnung nicht her! Eine Nachzertifizierung ist an keiner Stelle vorgesehen und aufgrund zahlreicher Probleme in der Regel auch nicht sauber möglich. Die Erfahrung zeigt, dass eine "Nachzertifizierung" von den Behörden auch nicht unbtedingt akzeptiert wird. Abgesehen von eventuellen Widersprüchen ist das auch insofern logisch, als das es sich bei der CE-Kennzeichnung um eine Erklärung zum Zeitpunkt des erstmaligen Inverkehrbringens handelt und nicht zu einem beliebigen Zeitpunkt X. Im Übrigen lässt sich eine Maschine spätestens nach dem ersten Umbau nicht mehr dahingehend überprüfen, ob zum Zeitpunkt des erstmaligen Inverkehrbringens alles i. O. war.


Der spätere Betreiber darf gemäß Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) nur Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, die für die Arbeitsaufgabe geeignet sind und - falls es eine auf das Arbeitsmittel zutreffende Richtlinie gibt - über eine CE-Kennzeichnung verfügen. Nicht für alle Arbeitsmittel gibt es derartige Produktrichtlinien. Den eigentlichen Betrieb eines Arbeitsmittels regelt dann die Betriebssicherheitsverordnung. Die Produktrichtlinien sind bei dem Betrieb außen vor.


Wird eine Maschine umgebaut, so muss durch eine Risikobeurteilung geprüft werden, ob es sich bei dem Umbau um eine wesentliche Änderung handelt oder nicht. Wenn ja, so handelt es sich sicherheitsrechtlich um eine Neumaschine mit allen Konsequenzen.


Zur Aufbewahrung der Unterlagen:

Der Hersteller muss die Unterlagen 10 Jahre nach Inverkehrbringen aufbewahren. Im Umkehrschluss darf er die Unterlagen also nach 10 Jahren vernichten. Für eine 16 Jahre alte Maschine muss der Hersteller also keine Unterlagen mehr vorhalten.


Der Betreiber erstellt anhand der Benutzerinformationen, seiner eigenen Gefährdungsbeurteilung und ggf. weiterer Unterlagen die notwendigen Arbeits- und Betriebsanweisungen für seine Beschäftigten. Danach kann er theoretisch die Benutzerinformationen des Herstellers vernichten. Er ist gemäß BetrSichV nicht zur Aufbewahrung der Benutzerinformationen des Herstellers verpflichtet. In der Praxis wird er sie natürlich nicht vernichten, weil er in den Unterlagen vielleicht später noch etwas nachsehen muss.


Fazit:

In der Regel kann eine Maschine von 2003 im Jahr 2018 nicht mehr dahingehend überprüft werden, ob sie 2003 den Anforderungen der damals gültigen Verordnung entsprochen hat, da sie in diesem Zeitraum, vermutlich mehrfach geändert wurde. Der Hersteller muss dafür auch keine Unterlagen mehr vorhalten. Die Maschine muss aber in jedem Fall den Beschaffenheitsanforderungen der BetrSichV entsprechen.