Wie berechnen sich die Einsatzzeiten von Fachkräften für Arbeitssicherheit und Betriebsärzten bei einem Betrieb, der die meisten Mitarbeiter nur für die Dauer von Veranstaltungen anstellt?

Die Anzahl der Arbeitnehmer ist eine der Grundlagen für die Berechnung der Einsatzzeiten von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsärzten..
Die grundsätzliche Regelung findet sich in der DGUV V2 "Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit" im § 2 Abs. 5.
Dort ist festgelegt: "(5) Bei der Berechnung der Zahl der Beschäftigten sind jährliche Durchschnittszahlen zugrunde zu legen; bei der Berechnung des Schwellenwertes in den Absätzen 2, 3 und 4 findet die Regelung des § 6 Abs. 1 Satz 4 des Arbeitsschutzgesetzes entsprechende Anwendung." http://www.dguv.de/medien/inhalt/praevention/vorschr_regeln/documents/dguv-vorschrift2-muster.pdf 

Hinweis: Das Arbeitsschutzgesetz wurde geändert. Es müssen jetzt auch Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten über eine Gefährdungsbeurteilung verfügen. Die oben genannte Gesetzesstelle existiert nicht mehr.

Die für Ihre Frage relevante Textstelle der DGUV V2 findet sich im § 2 Abs. 6. Dort ist festgelegt:  "Der Unfallversicherungsträger kann im Einzelfall im Einvernehmen mit der nach § 12 Arbeitssicherheitsgesetz zuständigen Behörde Abweichungen von den Absätzen 2, 3 und 4 zulassen, soweit im Betrieb die Unfall- und Gesundheitsgefahren vom Durchschnitt abweichen und die abweichende Festsetzung mit dem Schutz der Beschäftigten vereinbar ist. Als Vergleichsmaßstab dienen Betriebe der gleichen Art."

Eine feststehende Berechnungsgrundlage für den von Ihnen genannten Fall gibt es nicht. Es bleibt deshalb nur der Weg, sich mit der zuständigen Berufsgenossenschaft ins Benehmen zu setzen.