Wie soll mit den Beschäftigten in Elternzeit/Mutterschutz/im Krankenstand oder mit Praktikanten bei der Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung für psychische Belastungen verfahren werden?

Mitarbeiterbefragungen können zu Zwecken einer arbeitsplatzbezogenen Gefährdungsbeurteilung herangezogen werden. Hierbei können Stichproben gezogen oder Vollerhebungen (alle Mitarbeiter werden befragt) durchgeführt werden. Bei der Stichprobenziehung kann es eine Differenzierung nach Arbeitsplätzen, Mitarbeitergruppen, Funktionsbereichen oder Hierarchiestufen etc. geben.

Grundsätzlich sollten bei einer Mitarbeiterbefragung, insbesondere zu Zwecken einer (psychischen) Gefährdungsbeurteilung, alle relevanten Mitarbeitergruppen im Unternehmen vertreten sein. Hierzu gehören auch Praktikantinnen und Praktikanten, die ähnlich wie Leiharbeitnehmer, befristet Beschäftigte etc. zwar nur vorübergehend dem Betrieb angehören, jedoch in der Regel am regulären Arbeitsbetrieb partizipieren. Daher sind auch aus dieser Gruppe wichtige Hinweise in Bezug auf eine adäquate Arbeitsplatzgestaltung zu erwarten; zudem können besondere Arbeitsschutzvorschriften bestehen, die es zu berücksichtigen gilt (z. B. Jugendarbeitsschutzgesetz).

Mitarbeitergruppen, die zum Zeitpunkt der Befragung abwesend sind, etwa aufgrund von Mutterschutz, Elternzeit oder Krankheit, können ebenfalls zu einer Teilnahme an der Befragung eingeladen werden (z. B. Versenden von Fragebögen, Versenden von Links zu Online-Befragungen etc.). Eine Kontaktaufnahme durch den Betrieb ist nur dann nicht zulässig, wenn es sich um arbeitsbezogene Weisungen handelt. Daher ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die Befragungsteilnahme freiwillig erfolgt sowie dass die Befragten durch ihre Teilnahme auf eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen hinwirken und somit positive Effekte erzielen können.

Um Rücklaufquoten zu erhöhen, ist eine möglichst lange Bearbeitungsfrist zu planen, um auch den absenten Mitarbeitern Gelegenheit zur Teilnahme zu ermöglichen; ggf. können diese in der Zwischenzeit sogar zurückkehren. 

Grundsätzlich bleiben jedoch Selektionseffekte bestehen, die nicht oder nur schwer ausgeräumt werden können. Hierzu gehören u. a.:

1.      Durch die Freiwilligkeit der Teilnahme werden bestimmte Beschäftigtengruppen stärker angesprochen als andere. Hierzu gehören Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich ohnehin durch eine stärkere Offenheit gegenüber der Thematisierung arbeitsbezogener Gefahren und Belastungskonstellationen auszeichnen und ein Interesse an der Arbeitsgestaltung im Betrieb haben. Personen, die etwa Unternehmensbefragungen skeptisch gegenüberstehen, werden in geringerem Maße teilnehmen. Hier bieten sich umfassende Informationen über Sinn und Hintergründe der Befragung an sowie die Versicherung absoluter Anonymität der Datenerhebung.

2.      Ein Teil der Befragten wird immer abwesend und somit nicht oder nur schwer erreichbar sein. Häufig handelt es sich hierbei um Langzeiterkrankte oder Beschäftigte, die krankheitsbedingt den Arbeitsplatz bzw. den Betrieb wechseln mussten. Die Abwesenheit dieser vulnerablen Gruppen in der Befragungsstichprobe kann Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung (positiv) verzerren, da nur diejenigen Beschäftigten an der Befragung teilgenommen haben, die sich ohnehin durch höhere Belastbarkeit, geringere Fehlzeiten etc. auszeichnen. Dies ist in der Ergebnisinterpretation zu berücksichtigen.