Warum sollen bei Austausch oder Reparatur eines digitalen Kontrollgerätes alle Daten des Kontrollgerätes gespeichert und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden?

Es handelt sich hierbei um unterschiedliche Daten, daher gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
 

Die Aufbewahrungsfristen des Unternehmers sind geregelt im Fahrpersonalgesetz  (§ 4 Absatz 3), wonach die von den Fahrerkarten und den Massenspeichern kopierten Daten über die Lenk- und Ruhezeiten ab dem Zeitpunkt des Kopierens ein Jahr lang aufzubewahren sind.

Dienen die Fahrerdaten zusätzlich als Nachweis für die Arbeitszeit, die die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden übersteigt, gilt nach §16 Abs.2 des Arbeitszeitgesetztes eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.
 

Darüber hinaus existiert für Werkstätten eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Bei diesen Daten handelt es sich jedoch nicht um Aufzeichnungen über die Lenk- und Ruhezeiten. Sie beziehen sich ausschließlich auf Daten, die dem Prüfen, Kalibrieren und Aktivieren von Fahrtenschreibern und/oder dem Herunterladen dieser unternehmensbezogenen Daten dienen. Der Artikel 23 der EU-Verordnung 165/2014 kommt zur Anwendung, wenn Unregelmäßigkeiten in der Funktionsweise der Fahrtenschreiber behoben werden (z.B. eine Reparatur oder ein Austausch erforderlich war) und ein Nachprüfbericht durch die zugelassene Werkstatt zu erstellen ist. Dieser Nachprüfbericht muss ab der Erstellung mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.