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Darf ich Unterweisungen auch digital unterschreiben lassen?

KomNet Dialog 26845

Stand: 20.06.2016

Kategorie: Betriebliches Arbeitsschutzsystem > Arbeitsschutzorganisation, Arbeitsschutzmanagement > Einweisung, Unterweisung

Dialog
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Frage:

Darf ich Unterweisungen auch digital unterschreiben lassen mit, z.B. einem elektronischen Unterschriftspad, wie z.B. bei Kartenzahlung in Kaufhäusern?

Antwort:

Aus § 14 Absatz 2 der Gefahrstoffverordnung -GefStoffV- ergibt sich, dass die Unterweisung vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich arbeitsplatzbezogen durchgeführt werden muss. Sie muss in für die Beschäftigten verständlicher Form und Sprache erfolgen. Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Eine ähnliche Forderung findet sich auch in § 14 Absatz 3 der Biostoffverordnung -BioStoffV-.

Nähere Informationen zur Dokumentation der Unterweisung finden sich unter dem Punkt 2.3.1 der DGUV Regel 100-001"Grundsätze der Prävention". Dort heißt es:

Die Unterweisung muss dokumentiert werden, damit der Unternehmer den Nachweis führen kann, dass er seiner Unterweisungsverpflichtung nachgekommen ist. Der Nachweis kann z. B. in Form des nachstehenden Musters erfolgen. Dieses Muster enthält alle notwendigen Angaben, wie Betriebsteil, Datum und Inhalt der Unterweisung, Namen der Versicherten und des Unterweisenden. Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Versicherten die Teilnahme an der Unterweisung und dass sie den Inhalt der Unterweisung verstanden haben (s. Muster).

Eine Regelung, ob eine elektronische Signatur zulässig ist, findet sich in den arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften nicht. Diese Regelungen finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch -BGB- in § 126 "Schriftform". Hier heißt es:

(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
(2) Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.
(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.
(4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt. 


Nähere Erläuterungen zur elektronischen Form finden sich in § 126 a BGB. Dort heißt es:

(1) Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen.
(2) Bei einem Vertrag müssen die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument in der in Absatz 1 bezeichneten Weise elektronisch signieren.


Unserer Einschätzung nach spricht nichts dagegen, die elektronische Form unter den im BGB genannten Bedingungen zu verwenden. Jedoch ist eine abschließende Bewertung durch uns nicht möglich, da es sich hier um eine rechtliche Fragestellung handelt, zu der wir keine abschließende Beratung anbieten. Entsprechende Anfragen sollten direkt an Angehörige der rechtsberatenden Berufe bzw. entsprechend autorisierte Stellen gerichtet werden.

Mitglieder einer DGB-Gewerkschaft können die Beratungsleistungen der DGB Rechtsschutz GmbH in Anspruch nehmen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie bei Ihrer Gewerkschaft.

Darüber hinaus weisen wir auf das Bürgertelefon des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales hin.