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KomNet-Wissensdatenbank

Dürfen Bescheinigungen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge elektronisch aufbewahrt werden? Wie lange sind sie aufzubewahren?

KomNet Dialog 42228

Stand: 19.03.2018

Kategorie: Gesunde Arbeit / Arbeitsschutz > Betriebliches Arbeitsschutzsystem > Sonstige Fragen betriebliches Arbeitsschutzsystem

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Frage:

Müssen Bescheinigungen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge im Original in der Personalakte aufbewahrt werden oder dürfen sie auch (gescannt) elektronisch abgelegt werden? Wie müssen die Daten bei elektronischer Ablage gesichert und wie lange aufbewahrt werden? Die Einhaltung der Bestimmungen des BDSG zum Schutz personenbezogener Daten wird vorausgesetzt.

Antwort:

Zu unterscheiden ist zwischen der Vorsorgebescheinigung, die der Arbeitgeber erhält und den ärztlichen Unterlagen, die beim Arzt oder der Ärztin nach § 7 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) verbleiben.

 

Nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV hat der Arbeitgeber eine Vorsorgedatei zu führen. Ausdrücklich ist die Führung als automatisierte Kartei zugelassen.

Die Angaben sind bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen, es sei denn, dass Rechtsvorschriften oder die nach § 9 Absatz bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen. § 34 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt.

 

Die beim Arzt oder der Ärztin im Sinne des § 7 ArbMedVV verbleibenden ärztlichen Unterlagen müssen nach der Arbeitsmedizinischen Regel AMR Nummer 6.1 -Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen- mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Sie sind mindestens 40 Jahre aufzubewahren soweit sie Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K 1 oder K 2 im Sinne der Gefahrstoffverordnung betreffen. Die Frist von 40 Jahren gilt auch bei Tätigkeiten, die zu Berufskrankheiten gemäß Berufskrankheiten-Verordnung (BKV) führen und eine längere Latenzzeit haben können.

 

Bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B hat der Arbeitgeber nach § 14 Abs. 3 Nr. 3 und 4 Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) ein aktualisiertes Verzeichnis über die Beschäftigten, bei denen die Gefährdungsbeurteilung nach § 6 GefStoffV eine Gefährdung der Gesundheit oder der Sicherheit ergibt, zu führen. In dem Verzeichnis ist auch die Höhe und Dauer der Exposition anzugeben, der die Beschäftigten ausgesetzt waren. Dieses Verzeichnis, mit allen Aktualisierungen, ist 40 Jahre nach dem Ende der Exposition aufzubewahren.

Die Aufbewahrung kann mit Einwilligung des betroffenen Beschäftigten auf den zuständigen Unfallversicherungsträger übertragen werden (§ 14 Abs. 4 GefStoffV). Siehe auch TRGS 410 Expositionsverzeichnis bei Gefährdung gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B.