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Fallen Daten, die vor dem 31.01.2008 noch unter der alten Rechtslage angefallen sind, weiterhin unter die alte 2-jährige Aufbewahrungsfrist des FPersG?

KomNet Dialog 6496

Stand: 01.09.2008

Kategorie: Arbeitszeit, Arbeitsbedingungen > Sozialvorschriften im Straßenverkehr > Sonstige Fragen (8.6.7)

Dialog
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Frage:

Nach der bis zum 31.01.2008 geltenden FPersV war der Unternehmer verpflichtet, die Aufzeichnungen des analogen Fahrtenschreibers (Tachoscheiben) über die Lenk- und Ruhezeiten für 1 Jahr aufzubewahren. Für die Daten der Fahrerkarte und aus dem Massenspeicher des digitalen Kontrollgeräts galt dagegen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren. Zum 31.01.2008 wurde die FPersV geändert. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nun sowohl für (analoge) Tachoscheiben als auch für die digitalen Daten einheitlich 1 Jahr. 1. Frage: Fallen Daten, die vor dem 31.01.2008 noch unter der alten Rechtslage angefallen sind, weiterhin unter die 2-jährige Aufbewahrungsfrist? Oder können diese auf Grund der nunmehr erfolgten Angleichung der Aufbewahrungsfristen ebenfalls bereits nach 1 Jahr gelöscht bzw. nicht mehr für Kontrollen vorgehalten werden? 2. Frage: Kann die Kontrollbehörde auch Daten oder Tachoscheiben zur Prüfung heranziehen, die zwar bereits außerhalb der Aufbewahrungsfrist liegen (also älter als 1 Jahr sind) aber trotzdem im Unternehmen noch vorhanden waren?

Antwort:

Zu 1.:
Rechtsgrundlage der von Ihnen angesprochenen Aufbewahrungspflichten ist das Fahrpersonalgesetz (FPersG). Mit dem dritten Gesetz zur Änderung des Fahrpersonalgesetzes vom 6. Juli 2007 (BGBl. I Nr. 30 vom 13.7.2007 S. 1270) wurde Satz 6 des § 3 des FPersG wie folgt neu gefasst: "Der Unternehmer hat die von den Fahrerkarten und den Massenspeichern kopierten Daten unter Berücksichtigung der Grundsätze des Satzes 12 ein Jahr ab dem Zeitpunkt des Kopierens zu speichern."
Nach Satz 6 ist folgender Satz 7 eingefügt: "Der Unternehmer hat die Schaublätter im Sinne des Artikels 14 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 und die gemäß Artikel 16 Absatz 2 Satz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 3821/ 85 sowie § 2 Absatz 3 Satz 1 und 2 der Fahrpersonalverordnung zu fertigenden Ausdrucke ein Jahr nach dem Ablauf der Mitführpflicht nach Artikel 15 Absatz 7 der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 aufzubewahren.
Danach sind bis zum 31. März des auf das Kalenderjahr, in dem die Aufbewahrungsfrist endet, folgenden Kalenderjahres die Daten zu löschen und die Schaublätter und die gemäß Artikel 16 Abs. 2 Satz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 und § 2 Absatz 3 Satz 1 und 2 der Fahrpersonalverordnung zu fertigenden Ausdrucke zu vernichten (…). "

Mit der Formulierung "ab dem Zeitpunkt des Kopierens" ist die Jahresfrist klar definiert. Da keine andere Übergangsregelung getroffen ist, gilt die Jahresfrist auch für vor Inkrafttreten des geänderten FPersG kopierte Daten.

Zu 2.:
Nach § 4 Absatz 5 Satz 4 der FPersG können von den Beauftragten der Aufsichtsbehörden, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist, Prüfungen und Untersuchungen durchgeführt und die Einsicht in geschäftliche Unterlagen des Auskunftspflichtigen vorgenommen werden.
Das bedeutet, dass auch nach der Aufbewahrungsfrist noch vorhandene Daten, die im Rahmen einer Prüfung festgestellt werden, von der Aufsichtbehörde überprüft werden können. Anzumerken ist, dass das Versäumen von gemäß § 4 Absatz 3 Satz 8 FPersG vorgeschriebene Löschen von Daten bzw. Vernichten von Ausdrucken ein eigener Ordnungwidrigkeitentatbestand ist (§ 8 Absatz 1 Ziffer 1 Buchstabe g FPersG).